Data­behandler­aftale

Konsulenthuset Berg's persondatapolitik

Personoplysninger:
Personoplysninger er informationer, der bruges til at identificere en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger. Personoplysninger kan for eksempel være navn, alder, køn, mailadresse, telefonnummer osv.
Ligeledes indeholder personoplysninger også data som kompetencer og karriereudviklingsønsker, der benyttes i samarbejdet mellem kunder og Konsulenthuset Berg’s.

Nedenfor er politikken for databehandling i Konsulenthuset Berg’s beskrevet:

Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
Som kunde hos Konsulenthuset Berg’s, indsamler og behandler vi følgende data; mailadresser, for- og efternavn, adresse, telefonnummer, alder, samt data som måtte være nødvendige for at gennemføre en et givent samarbejde.

Vi indsamler og behandler oplysninger om dig, når du:

  • Deltager i et udviklingsforløb hos Konsulenthuset Berg’s
  • Ansøger en stilling som Konsulenthuset Berg’s rekrutterer til
  • Udfylder en personprofil via Konsulenthuset Berg’s
  • Afgiver personoplysninger på anden vis til Konsulenthuset Berg’s

Konsulenthuset Berg’s indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne udføre den aftalte opgave og opbevarer kun data så længe det har et formål.
Ved fakturering opbevares fakturerings- og bankoplysninger i henhold til gældende love på området herunder hvidvasknings- og bogføringsloven.

Kategorier af oplysninger og registrerede
Konsulenthuset Berg’s registrerer efter samtykke følgende data på alle kunder:

  • Titel
  • Navn
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Ansættelsessted

Registreringen sker i Outlook 365 under kontaktpersoner og opgives af personen selv eller af personens leder efter samtykke med personen.

Afhængig af opgavens formål registreres relevante oplysninger, der er nødvendige for opgave-løsningen. Dette beskrives nedenfor under ”Formål med opbevaring og behandling af persondata”

Formål med opbevaring og behandling af persondata
Rekruttering
Formålet med opbevaring og håndtering af ansøgningsmateriale er at have indblik i ansøgers profil ift. tidligere job, tidligere jobfunktioner, personprofil, uddannelsesbaggrund, kontaktoplysninger.

Data anvendes udelukkende i forbindelse med ansøgerens ønske om at komme i betragtning til en opslået stilling eller ift. en uopfordret henvendelse i form af tilsendt ansøgning. Databehandlerrollen deles mellem Lise-Lotte Berg, Indehaver Konsulenthuset Berg’s og databehandler hos den rekrutterende virksomhed.

Persondata opbevares i hele rekrutteringsbehandlingsprocessen og slettes, når denne er afsluttet.

Uopfordret CV og ansøgning tilbydes opbevaret i 6 måneder, hvor kandidater efter eget ønske og dermed samtykke kan vedhæfte ansøgningsmateriale direkte via LinkedIn/meddelelse til dataansvarlig Lise-Lotte Bergs, Konsulenthuset Berg’s

Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikket efter sådan ønske.

Outplacement
Formålet med opbevaring og håndtering af ansøgningsmateriale er at have indblik i ansøgers profil ift. tidligere job, tidligere jobfunktioner, personprofil, uddannelsesbaggrund, kontaktoplysninger.

Data anvendes udelukkende i forbindelse med ansøgerens ønske om at komme i betragtning til en opslået stilling eller ift. en uopfordret henvendelse i form af tilsendt ansøgning.

Persondata opbevares i hele rekrutteringsprocessen og slettes når denne er afsluttet.

Uopfordret CV og ansøgning tilbydes opbevaret i 6 måneder, hvor kandidater efter eget ønske og dermed samtykke kan vedhæfte ansøgningsmateriale direkte til via LinkedIn/meddelelse dataansvarlig Lise-Lotte Bergs Konsulenthuset Berg’s.

Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikket efter sådan ønske.

Kompetenceudvikling
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over personens kompetencer og udviklingsmuligheder.

Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om sparring på kompetencer og udvikling. Persondata opbevares efter samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 36 mdr. Samtykke sker via mailkorrespondance.

Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikket efter sådan ønske.

Sparringssamtaler/coaching
Formålet med opbevaring og håndtering af persondata er at have overblik over de i sparringen berørte samtaleemner; herunder personens kompetencer, udfordringer og udviklingsmuligheder.

Data i form af notater anvendes udelukkende i forbindelse med personens ønske om sparring på selvvalgte emner. Persondata opbevares efter underskrevet samtykke med personen i hele udviklingsprocessen og slettes senest efter 36 mdr.
Personen kan til en hver tid gøre indsigelser og tilbagekalde samtykke. Personfølsomme data slettes øjeblikket efter sådan ønske.

Hvem videregiver jeg personoplysninger til?
Dine personoplysninger som er afgivet til Konsulenthuset Berg’s videregives kun til:

  • Virksomheden du som søger job hos
  • Betroede og relevante tredjemand, hvis det er aftalt i forbindelse med opgaveindgåelsen. Fx i forbindelse med teamudvikling og udvikling af samarbejde

Konsulenthuset Berg’s har med alle samarbejdspartnere en databehandlingsaftale liggende, der til enhver tid skal sikre kundernes interesser. Disse aftaler kan til enhver tid fremvises på anmodning.

Udveksling af personfølsomme data sker, som udgangspunkt udelukkende mellem fokuspersonen og Indehaver Lise-Lotte Berg, Konsulenthuset Berg’s.
Konsulenthuset Berg’s deler derfor ikke materiale med personfølsomme data til tredje part med mindre opgaven kræver det fx modtagelse og udveksling af CV og ansøgning i forbindelse med rekruttering for kunde. Ansøgningsmateriale og øvrige dokumenter med indhold af persondata opbevares kun i perioden, hvor rekrutteringsprocessen finder sted og formålet tilsiger.

Ved videregivelse af data pointere Konsulenthuset Berg’s overfor modtager at denne overtager ansvaret for at den efterfølgende persondatabehandling og at persondata, der kommer i modtagerens besiddelse forventes at blive håndteret i henhold til persondatalovens bestemmelser.

Hvor lagres dine personlysninger?
Alle dine oplysninger bliver lageret på en server i Danmark.

Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke ved at kontakte Indehaver Lise-Lotte Berg på info@berg-s.dk

Ved tilbagetrækning af samtykke hos Konsulenthuset Berg’s slettes alle data du har afgivet til os. Disse data vil ikke kunne blive genskabt.

Hvordan beskytter jeg dine oplysninger?
Hos Konsulenthuset Berg’s er det udelukkende Indehaver Lise-Lotte Berg, der er modtager af og har adgang til de personfølsomme data. Der foretages systematisk ændring af adgangskoder hver 12. uge på alle de enheder (iMac, MacBook, iPhone og iPad), der indeholder personfølsomme data.

Der foretages ligeledes systematisk kvartalsvis ændring af adgangskode til Microsoft 365 og iCloud.
Fysisk materiale indeholdende personfølsomme data opbevares i aflås arkivskab/aflåst taske.
Ved sikkerhedsbrud rapporteres dette til de registrerede personer og datatilsynet indenfor 72 timer. Dataansvarlig Lise-Lotte Berg undersøger følgerne af bruddet og handler i forhold til disse.

Sletning af personfølsomme data
Hos Konsulenthuset Berg’s tømmes papirkurv en gang månedligt, hvorved sikres at oplysninger slettes helt. Ved tilbagekaldelse af samtykke slettes data med det samme.

Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Konsulenthuset Berg’s drives som enkeltmandsfirma uden ansatte, og Indehaver Lise-Lotte Berg er dataansvarlig for personfølsomme data og ligeledes databehandler. Det er Lise-Lotte Berg, der er modtager og har adgang til de personfølsomme data. I forbindelse med eksterne rekrutteringsopgaver, deles databehandlerrollen mellem Lise-Lotte Berg og virksomheden der søger medarbejdere.

Personfølsomme data opbevares elektronisk på Konsulenthuset Berg’s enheder, der alle synkroniserer data. Enhederne er beskyttet med kode, der udskiftet hver 12 uge.